Bogføringsloven fra 1. juli 2022, kræver beskrivelse af bogføring, opbevaring samt ansvarlige. Og den skal laves ret snart efter 30.9.2022.

Siden udgivelsen af denne artikel om bogføringsbeskrivelser, har Erhvervsstyrelsen præciseret, at de ikke mener at kravet for virksomheder med 30.9 - regnskabsår, skal overholdes før 1.10.2023.
Se mere her: Skabelon og vejledning til beskrivelse af bogføringsprocedure er nu tilgængelig | erhvervsstyrelsen.dk
Det fremgår i øvrigt ikke, hvad der skal ske for virksomheder med regnskabsår den 31.10 eller 30.11. Men Erhvervsstyrelsen skriver at for virksomheder med kalenderår som regnskabsår, skal beskrivelsen være klar den 1.1.2023. 

Hvad og hvem?

De pligtige beskrivelser skal indeholde:

• beskrivelse af procedurer der sikrer, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,
• beskrivelse af procedurer der sikrer, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares betryggende, og
• beskrivelse af, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for ovenstående to procedurer.

Kravet gælder for:

• Alle virksomheder som skal offentliggøre regnskab efter årsregnskabsloven, for eksempel selskaber (uanset størrelse).
• Andre erhvervsdrivende, og hvor omsætningen er over 300.000 kr., i 2 på hinanden følgende år.

Kravet om systembeskrivelser gælder ikke virksomheder som ikke skal offentliggøre regnskab efter årsregnskabsloven (fx personlige ejede virksomheder, I/S, andelsboligforeninger), og samtidig har en omsætning under 300.000 kr. årligt.

Beskrivelsens indhold

Bl.a. skal beskrivelserne indeholde:

• Procedurer der sikrer, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres hurtigst muligt.
• Virksomhedens kontoplan, eller angivelse af, hvilken standardkontoplan man benytter.
• Beskrivelse af virksomhedens transaktioner.
• Procedurer for løbende afstemning.
• Procedure for opbevaring af bogføringen, bilag, bogføringsprocedurer (som denne artikel handler om), kontrolsporet, årsregnskaber og specifikationer og eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering samt dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.
• Beskrivelse af ansvarlige for bogføring. Hvis der kommer ny ansvarlig, må beskrivelsen opdateres.
• Hvis bogføringen lægges ud til en revisorvirksomhed / bogføringsvirksomhed, må proceduren indeholde en beskrivelse af dette, samt hvem internt i virksomheden som er ansvarlig for overlevering til revisorfirmaet / bogholder samt hvordan dette sker, samt CVR nummer på revisorvirksomheden / bogholder, så Erhvervsstyrelsen kan se via beskrivelserne, hvordan der bogføres, og hvor bilag og bogføring befinder sig henne.

Erhvervsstyrelsens skabelon

Heldigvis kan man få hjælp til at dokumentere beskrivelserne via en skabelon offentliggjort af Erhvervsstyrelsen (se dette link). Men den skal stadig tilpasses til virksomheden. Der er ikke tale om en standard; udelukkende en skabelon. Og denne skal udfyldes på virksomhedsniveau.

Ikrafttræden

Man skal overholde kravet om bogføringsbeskrivelser i det førstkommende regnskabsår der starter efter den 30.09.2022. Det vil sige at hvis man har kalenderåret som regnskabsår, skal beskrivelsen være lavet senest den 1. januar 2023. Og hvis man har regnskabsår den 1.10. - 30.9, skal beskrivelsen være lavet senest den 1. oktober 2022.

Kontakt os hvis du vil vide mere.